Årsplan - ingen quick-fix

Årsplan – ingen quick-fix

Årsturnus. Årsplan. Kalenderplan.  Kjært barn har mange navn – felles for dem er at de representerer et alternativ til rullerende turnus når det gjelder arbeidstidsplanlegging.  Tilbakemeldinger fra NSF tillitsvalgte tyder på at flere og flere arbeidsgivere ønsker å prøve ut dette alternativet.  Hva er egentlig en årsplan?  Hvilke fordeler, ulemper og konsekvenser kan en årsplan ha for sykepleiere som arbeider turnus?  Hva er tillitsvalgtes rolle i dette arbeidet? 

Hva er en årsplan?

Mens sykepleieren i en rullerende turnus går samme turnus flere ganger i løpet av et år, innebærer årsplan at man utarbeider en arbeidsplan for hele året. Arbeidsplanen kan inkluder all arbeidstid, ferie, fridager, arbeid i helg og høytid, møter, planlagte kompetansehevingstiltak o.l  og eventuelle planlagte permisjoner. 

Hvorfor årsplan?

Et av de viktigste spørsmålene både arbeidsgiver og tillitsvalgte bør stille seg er bakgrunnen for at man ønsker årsplan på arbeidsplassen. Erfaringer så langt tyder på at initiativet om endring av arbeidstidsordning sjelden kommer fra de ansatte. Det betyr ikke at sykepleierne i utgangspunktet er mot årsplaner – det betyr som oftest at de ikke har sett behovet for endring og at de trenger mer informasjon om hvilke konsekvenser en endring vil få for dem.

Det kan være flere gode grunner til å innføre årsplan, særlig på arbeidsplasser der arbeidsintensiteten og bemannings- og kompetansebehovet varierer gjennom året.  Årsplan gir i større grad enn rullerende turnus anledning til å ta hensyn til disse variasjonene slik at den ansatte arbeider mer i travle perioder og har mer fri i perioder med lav aktivitet. 

Årsplan kan og bør være et virkemiddel for større stillinger. Behovet for innleie av ekstravakter og bruk av overtid og forskyvning av arbeidstiden kan bli mindre, noe som frigjør ressurser som kan omgjøres til faste stillinger. Videre kan årsplan i større grad enn rullerende turnus ta hensyn til individuelle ønsker og behov.  Sykepleiere som ønsker å arbeide mer intensivt i en periode for å ha mer fri i en annen periode kan lettere få dette tilrettelagt.  Medarbeidere som trenger mer tid om morgenen og som ønsker større innslag av aftenvakter i sin arbeidsplan, kan få bedre tilrettelegging av arbeidstiden.  Årsplan kan dermed fremstå som mer forutsigbar og fleksibel.

En årsplan der tid til ledelse, avsetting av timer til kompetanseheving, medarbeidersamtaler, lønnssamtaler, personalmøter, internundervisning er plottet inn vil også være egnet til å synliggjøre virksomhetens totale ressursbehov på en god måte.

Men……

FAFO-rapporten «Større stillinger og bedre drift»[1] viser at det er utfordrende å få utnyttet det potensialet som ligger i årsplanens fordeler og muligheter.  Selv om alle gjennomførte tiltak med årsplan har bidratt til å redusere omfanget av ufrivillig deltid og små stillinger er det i hovedsak ufaglærte i kommunene som har fått større stillinger, og heller ikke for dem har økningen i stillingsstørrelse vært så stor som man forventet.  Sykehuset Østfold sluttet med årsplan etter et års drift, bla. fordi de opplevde at en fastlagt og låst turnus for et helt år gav for lite fleksibilitet. Det er utfordrende å planlegge for alle variasjoner i driften for en så lang periode, og man er mer sårbar for uforutsette hendelser (permisjoner, økonomi, endring i pasientgrunnlag

Ledere har også gitt uttrykk for at for utarbeidelse av årsplan innebærer mye ekstraarbeid, bl.a når det gjaldt å innhente ønsker, sette opp individuelle turnuser for alle ansatte som i størst mulig grad ivaretok disse ønskene, kvalitetssikring og kontroll av utarbeidet årsplan for hver enkelt ansatt og administrasjon av selve ordningen.

Ansattes erfaringer

Sykepleiere som går i årsturnus har ulike erfaringer. Noen setter pris på å ha blitt hørt og at de har fått en individuell turnus tilpasset deres ønsker og behov. Andre opplever at de har måtte betale prisen for at andre har fått sine ønsker innfridd, og er av den grunn mindre fornøyd. 

Noe av det ansatte opplever som mest utfordrende er at de må plassere inn all ferie et år i forveien – og dermed måneder før de vet når øvrig familie har fått innfridd ferie. 

Andre utfordringer med årsplan kan være at det å imøtekomme ønske om sterk konsentrasjon av arbeidstid kan få uheldige helse- og velferdsmessige konsekvenser.  For de tillitsvalgte som skal godkjenne årsplaner kan individuelle variasjoner vanskeliggjøre det å vurdere forsvarligheten av den enkeltes arbeidstidsordning.

Suksesskriterier: Tid og samarbeid

Som våre lesere nok allerede har forstått er ikke årsplan noe man innfører over natten. En årsplan har samme krav til skriftlig avtale med tillitsvalgte som en rullerende turnus, og de tillitsvalgtes naturlige utgangspunkt er at innføring av årsplan ikke skal frata ansatte opparbeidede rettigheter de ville hatt ved rullerende turnus.

De tillitsvalgtes mandat i forhandlingene om årsplan er forankret i medlemmene. Det må derfor settes av tilstrekkelig tid til informasjonsmøter og medlemsmøter slik at de ansatte er involvert og skjønner betydningen av de fullmakter de gir til sin tillitsvalgte. Tema for disse møtene kan være fordeler og ulemper ved årsplan og hvilke forhold det må være enighet om før den tillitsvalgte inngår avtale på vegne av medlemmene. Naturlige forhandlingstema i så henseende er bl.a:

• Hvilke rutiner og tidsfrister skal vi ha for innlevering av ønsker fra de ansatte?
• Antall helger de ansatte skal jobbe i løpet av 52 uker.
• Beregning antall timer og vakter den enkelte ansatte skal jobbe i løpet av 52 uker
• Plassering av F1-dager.
• Hvordan skal man forholde seg til rettigheter ansatte kan miste – herunder F5-dager?
• Antall vakter/nattevakter ansatte kan jobbe på rad.
• Daglig og ukentlig arbeidstid og fritid.
• Når året før får skal man fastsatt ferie og fri i høytider?
• Hvordan beregne/vekte F3-dager? (En F3-dag for nattevaktene er vanligvis på 10 timer)
• Hvor mange av de bevegelige røde dagene skal ansatte i ulike stillingsstørrelser arbeide pr år?
• Hva gjør vi med sommerferien?  Tillitsvalgte kan vanskelig godkjenne en turnus der åtte av ukene har huller i forbindelse med ferieavvikling.
• Hvordan skal arbeidstidsordningen evalueres?

Medlemmer: Engasjer dere!

Gode årsplansavtaler forutsetter engasjerte medlemmer. Det er utfordrende å være tillitsvalgt hvis medlemmene forholder seg passive og ikke møter opp på medlemsmøter eller andre arenaer der ulike forslag og innspill diskuteres. Det er helt legitimt for NSF å takke nei til arbeidsgivers forslag om de ikke finner at dette er i tråd med hva som er helsefremmende arbeidstidsordning eller om den innebærer vilkår som innebærer dårligere lønns- og arbeidsvilkår for medlemmene.  Det er like legitimt å bli enig om en avtale med arbeidsgiver.   Det som kan være uheldig og frustrerende er medlemmer som ikke engasjerer seg i prosessen, men som gir uttrykk for tydelig misnøye etter at avtalen er inngått.

Herved er utfordringen gitt: Er årsplan tema på din arbeidsplass – møt opp og bidra i diskusjonene!

[1] Leif E Moland «Større stillinger og bedre drift» FAFO 2016