Fagforeningsmedlemskap regnes etter personvernregelverket som en sensitiv personopplysning (særligkategori av personopplysning), og sensitive personopplysninger skal som utgangspunkt ikke sendes med usikret e-post da dette ikke anses som en sikker form for kommunikasjon.
Hva er sensitive personopplysninger
Etter regelverket er opplysninger om helse, etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, seksuelle forhold, seksuell orientering, genetiske og biometriske opplysninger samt fagforeningsmedlemskap sensitive personopplysninger.
Særlig om fødselsnummer
Fødselsnummer er juridisk sett ikke en sensitiv personopplysning, men i Norge skal forsendelser med e-post som inneholder fødselsnummer sikres tilsvarende som sensitive personopplysninger.
NSF har mottatt en bekreftelse fra Datatilsynet på at bruk av åpen e-post likevel kan benyttes i kommunikasjon mellom fagforeningen og medlemmer, med visse forbehold. Dette fordi behandling av opplysning om fagforeningsmedlemskap neppe vil innebære en høy risiko for medlemmets rettigheter og friheter som er avgjørende etter personvernregelverket.
Dette betyr at NSF kan bruke e-post i enkel administrativ kommunikasjon med enkeltmedlemmer og en begrenset krets medlemmer (en begrenset krets medlemmer er for eksempel der en gruppe medlemmer sammen har sendt en henvendelse til NSF og det er åpenbart at disse kjenner til hverandres medlemskap). Dette forutsetter at innholdet ikke inneholder andre sensitive opplysninger utover medlemskap i NSF.
Enkel administrativ kommunikasjon kan blant annet omfatte utsendelse av praktisk informasjon i forbindelse med kurs og arrangementer, henvendelser angående faktura, generell medlemsrådgivning, spørsmål knyttet til medlemstilbud eller oppdatering av medlemsopplysninger. Dette kan også omfatte møteinnkallelser og utsendelse av informasjon til medlemmer og arrangementslokasjoner i forbindelse med kurs og konferanser.
Det er viktig å merke seg at dersom informasjonen inneholder andre sensitive personopplysninger enn fagforeningsmedlemskap må andre, sikrere kommunikasjonsformer enn åpen e-post, som for eksempel kryptert e-post, benyttes.
NSF sentralt jobber med en løsning for å kunne kryptere e-post i de tilfeller ansatte og HTV/TV behandler fødselsnummer og sensitive personopplysninger utover fagforeningsmedlemskap på e-post. Det vil komme ut informasjon og brukerveiledning så snart løsningen er klar.
Plikten til å håndtere sensitive personopplysninger korrekt etter regelverket skal også overholdes inntil denne løsningen er på plass. NSF har derfor laget en oversikt med konkrete tiltak for å kunne ivareta regelverket knyttet til bruk av sikre kommunikasjonsformer, identifisere de som tar kontakt og mulighet for å låse inn dokumenter:
- Krypteringsløsningen 7Zip kan benyttes ved bruk av e-post som inneholder sensitive personopplysninger utover enkel administrativ kommunikasjon.
- Dersom man skal svare på e-post mottatt fra medlemmer som inneholder sensitive personopplysninger, bør man velge å fjerne de sensitive opplysningene fra den opprinnelige e-posten før man svarer. Eventuelt kan en velge å starte en ny e-posttråd og bruke emnefeltet som referanse for svaret. Denne løsningen kan benyttes i enkle tilfeller hvor kommunikasjonen ikke forringes av et generelt svar uten referanse til sensitive personopplysninger.
- Sendes e-post til flere enn en mottaker skal alle mottakere stå i blindkopi. Unntak kan være e-post til en begrenset krets medlemmer; for eksempel en gruppe medlemmer som sammen har sendt en henvendelse til NSF og det er åpenbart at disse kjenner til hverandres medlemskap og informasjonen i e-posten ikke inneholder andre sensitive opplysninger.
- Dersom man printer ut dokumenter, må disse kunne låses inn i et skap, en skuff eller på et kontor hvor bare man selv har tilgang.
- Husk at man representerer NSF i all kommunikasjon.