I god tid før ferien skal avvikles skal arbeidsgiveren drøfte fastsetting av ferie og oppsetting av ferielister med den enkelte arbeidstaker eller vedkommendes tillitsvalgte. Dersom det ikke oppnås enighet, er hovedregelen at arbeidsgiver kan fastsette ferien, men naturligvis i samsvar med ferielovens bestemmelser. Dette betyr blant annet at hovedferien (omfatter 18 virkedager) kan arbeidstaker som hovedregel kreve å få i tidsrommet 1. juni til 30. september (hovedferieperioden). I tillegg kan arbeidstakeren kreve å få avviklet restferien (7 virkedager) samlet innen ferieåret.
Arbeidstaker kan kreve å få underretning om ferien tidligst mulig, og senest 2 måneder før ferien tar til, såfremt særlige grunner ikke er til hinder for dette, jf. ferieloven § 6 (2). Tillitsvalgte bør aktivt bidra til at denne bestemmelsen overholdes.